Ihmisten muotoisia prosesseja

Eräs asiakkaistamme pyysi hiljattain arviota prosessiensa toimivuudesta ja kehitysehdotuksia niiden parantamiseksi. Asiakkaan tilanne oli haastava, sillä se tarjosi samaa infrastruktuuripalvelua lukuisille asiakasyrityksilleen. Näiden asiakasyritysten välillä oli suuria eroja niin teknologisen kypsyyden kuin kokoluokankin puolesta. Osa yrityksistä oli noin kymmenen henkilöä työllistäviä ja toiset puolestaan tuhansien työntekijöiden suuryrityksiä. Ei siis ollut mitenkään yllättävää, että asiakkaamme paini työkalujen ja prosessien kanssa. 

Haasteena sama prosessi is niin pienille kuin suurillekin yrityksille

Osa käytetyistä prosesseista oli niin monimutkaisia ja raskaita, että pienimmät yritykset olivat pulassa pelkästään yrittäessään toimia näiden mukaisesti. Samanaikaisesti suuremmat yritykset puolestaan vaativat lisää muodollisuutta  prosesseihinsa. Lopputuloksena kummankaan ääripään edustajat eivät olleet tyytyväisiä siihen kädenlämpöiseen kompromissiin, jonka toivottiin palvelevan molempia osapuolia.

Yksi suurimmista väännön kohteista osapuolien välillä oli heidän valitsemansa virheidenseurantajärjestelmä. Osa asiakkaista halusi viedä prosessejaan ja työkalujaan ketterämpään suuntaan, kun taas osa vastusti  uusien työkalujen käyttöönottoa. Oikean työkalun valintaan oli kulutettu lukemattomia tunteja.

Arviomme perusteella havaitsimme kaikkien seuraavien asioiden pitävän paikkansa yhtä aikaa:

1)     Kaikki asiakkaat eivät ole samanlaisia

2)     Sama prosessi ei yksinkertaisesti istu kaikille asiakkaille

3)     Kaikkien  asiakkaiden tulisi silti edelleen tuoda omat raporttinsa samaan järjestelmään

Kohti käyttäjien näköistä prosessia oikeiden työkalujen avulla

Mikä sitten on paras tapa lähteä ratkaisemaan asiakkaan haasteita? Ihmisten pakottaminen kompleksisten prosessien läpikäymiseen ajoi heidät löytämään keinoja prosessin  kiertämiseen. Tämä näkyi siinä, että he alkoivat ajan mittaan  ”unohtaa” testitulosten ajamisen järjestelmään, koska se oli niin työlästä.

Päätimme tarkastella tilannetta toisesta näkökulmasta. Suuret yritykset halusivat käyttää työkalua sellaisenaan, joten heidän osaltaan ongelma oli oikeastaan jo ratkaistu. He olisivat jopa voineet lisätä kompleksisuutta virheraportointiprosessiinsa, jos olisivat niin halunneet.

Miten sitten tehdä elämästä helpompaa pienempien yritysten edustajille? Vastauksena ovat automaatio ja rajapinnat. Kävi ilmi, että valitussa virheraportointijärjestelmässä oli erinomainen rajapintatoiminnallisuus ja siten hyvät mahdollisuudet tehtävien automatisointiin. Aloimmekin siis kysyä ”miten haluaisit prosessin toimivan” sen sijaan, että kysyimme ”mikset käytä prosessia”.

Koska  testitulosten kirjaaminen järjestelmään on pakollista, ainoa järkevä vaihtoehto on  raportoinnin automatisointi. Toisin sanoen aina kun järjestelmään tehdään muutos ja jatkuvan integraation kehitysputki ajaa automaattisesti regressiotestit, nämä testit voidaan konfiguroida ajamaan tulokset automaattisesti rajapinnan kautta.

Eikä kaiken tarvitse edes olla automatisoitua. Ehkä pienemmät yritykset raportoivat virheitä vain tiettyihin komponentteihin ja tarvitsevat siksi paljon vähemmän vaihtoehtoja kuin suuret vastaparinsa? Miksemme rakentaisi siis vaikkapa rajapintaa hyväksikäyttäen erillistä pientä käyttöliittymää, jolla lähettää suoraan sopivia virhetikettejä?

Tarinan opetus lienee tämä: mikäli haluamme ihmisen muotoisia prosesseja, pitäisi luopua herkemmin kaikille tarkoitetuista prosesseista ja rakentaa paremmin räätälöityjä malleja. Mallit voivat olla erilaisia, kunhan ovat yhteensopivia. Silloin projektit voivat edelleen toimia yhteistyössä.

Tuomas Peurakoski on yksi Sogeti Labsin asiantuntijoista, jotka jakavat säännöllisesti näkemyksiään eri teknologioista (kuten tietoturvasta, syvä oppimisesta, IoT:sta, blockchainista ja testauksesta). Teksti on  aiemmin julkaistu  Sogeti Labsin blogiyhteisössä Ota myös Sogeti Labsin kiinnostava yhteisö seurantaan ja pysy kartalla kansainvälisten asiantuntijoiden  ajatuksista ja alalla vaikuttavista trendeistä täältä.