Prosessilouhinta – kilpailuetua vai kiinni juoksemista?

Prosessilouhinta (eng. process mining) on tietojärjestelmistä luettavien tapahtumalokien automatisoitua jalostamista prosessikuvauksiksi ja niiden analysointia liiketoiminnallisesti hyödyllisimpien kehitystoimenpiteiden tunnistamiseksi. Tämä on ensimmäinen osa prosessilouhintaa käsittelevästä blogisarjasta.

Prosessilouhinnan historiaa

Prosessilouhinta on käsitteenä jo kaksi vuosikymmentä vanha, mutta sen kaupallinen hyödyntäminen on tähän verrattuna suhteellisen uusi asia. Alan tieteellinen tutkimus ja tuotetoimittajat ovat pitkään painottuneet Eurooppaan. Myös prosessilouhinnan menetelmiä toimintojensa kehittämisessä pisimmin hyödyntäneet pioneeriyritykset ovat eurooppalaisia, esimerkkeinä ABB (vuodesta 2013), Bayer (2012) ja Siemens (2011). Suomessa etujoukko on tehnyt käyttöönottoja viime vuosina ja suurimmilla yrityksillä aihe on useimmiten ainakin seurannassa.

Välinetoimittajista markkinaa on pitkään johtanut saksalaislähtöinen Celonis, mutta myös suomalainen QPR lukeutuu prosessilouhintatuotteellaan alan tunnetuimpiin ja vanhimpiin toimittajiin. Lisäksi saatavilla on joitain kymmeniä muita kaupallisia ja avoimen lähdekoodin ratkaisuja. Googlen aihehaku mukailee kehitystä – kiinnostus aiheeseen oli matalaa ja tasaista vuoteen 2013, josta alkaen aihetta on haettu kiihtyvällä tahdilla.

Suhteellinen kiinnostus aiheeseen ”process mining” Google-haussa 1/2010-7/2020

Mihin prosessilouhintaa käytetään?

Prosessilouhinnalla tuetaan ja mahdollistetaan liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamista. Kyse voi esimerkiksi olla logistiikkaketjun toiminnan tehostamisesta, käyttöpääoman vapauttamisesta, automaatioasteen nostosta tai läpimenoaikojen lyhentämisestä.

Prosessilouhinnassa tiedon lähteenä toimivat kohdeprosessia tukevat tuotantojärjestelmät, esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmät, asiakastietojärjestelmät tai tiketöintijärjestelmät. Tarvittava transaktiodata haetaan tyypillisesti järjestelmän lokeilta ja sen tulee sisältää vähintään kulloinkin tarkasteltavaan prosessiin liittyvä tapahtumatunniste (esim. tilausnumero), prosessin vaihe (esim. tilauksen luonti, lähetys, peruutus, maksu jne.) ja aikaleima. Näiden lisäksi tarkempaa analyysia varten tarvitaan kokoelma prosessikohtaisia tarkentavia tietoja, kuten asiakastunnus, tuoteryhmä ja tilauksen hinta. Tiedot voidaan hakea kertaluonteisesti, toistuvasti esimerkiksi päivittäin tai datavirtana. Niiden pohjalta luodaan tapahtumaloki valitun prosessilouhinnan välineen käyttöön. Välineillä tuotettavat analyysit jakautuvat kolmeen kategoriaan:

1. Prosessikartoitus, jonka avulla mahdollistetaan yhteinen ymmärrys toiminnan nykytilasta. Järjestelmäuudistuksissa kartoitusta voidaan käyttää lähtötilanteen kartoittamiseen ja toiminnan harmonisointiin, jotta varsinaisessa uudistuksessa kustomointityöt saataisiin minimoitua ja projektin laajuus olisi jo alkuvaiheessa hyvin tiedossa.
2. Kehitystoimenpiteiden tunnistaminen ja priorisointi, joiden avulla kehitystoimenpiteet ja -resurssit kohdistetaan liiketoiminnallisten tavoitteiden mukaisesti mahdollisimman tehokkaasti. Esimerkiksi eri yksiköitä tai toimittajia voidaan vertailla helposti ja tutkia asiantuntijoiden kanssa, mitkä olisivat datan perusteella vaikuttavimmat toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi. Prosessilouhinnan etuna on kokonaiskuvan hallinta; esimerkiksi muuten houkutteleva automatisointikohde ei välttämättä lyhennä läpimenoaikoja, jos tuloksena on pullonkaulan siirtyminen prosessissa eteenpäin.
3. Prosessin noudattamisen auditointi, jossa todellista toimintaa peilataan määriteltyä tavoiteprosessia vasten, tunnistetaan poikkeamat ja nähdään lisäksi havaittujen poikkeamien vaikutus

Prosessilouhinta kykenee tuottamaan tietoa, mitä muuten ei olisi saatavilla tai jonka tuottaminen olisi hyvin työlästä. Suurin hyöty prosessilouhinnasta saadaan, kun se liitetään osaksi prosessien ja toimintojen – ja koko organisaation – laajempaa kehittämistä. Oheiseen taulukkoon on koottu yhteenveto keskeisimmistä hyödyistä verrattuna perinteisempiin BI-metriikoihin ja prosessikehitysmenetelmiin.

 

Prosessilouhinnan näkymät Suomessa 2020

Uusien liiketoimintaa tukevien tietolähteiden löytäminen ja tehokas hyödyntäminen ovat kriittisiä menestystekijöitä useilla toimialoilla. Prosessilouhinnan välineet ovat kehittyneet 2010-luvun aikana tasolle, joka mahdollistaa niiden laajan hyödyntämisen yritysten ydin- ja tukitoiminnoissa. Valmiit integraatioratkaisut yleisimpiin toiminnanohjauksen- ja muihin ydinjärjestelmiin helpottavat käyttöönottoa ja välineet tarjoavat luontevan käyttökokemuksen niin liiketoimintakäyttäjille, kuin analyytikoillekin.

Ennustaisin prosessilouhinnasta muodostuvan suomalaisissa suuryrityksissä vakiintunutta ja välttämättömäksikin havaittua toimintaa seuraavien lähivuosien aikana. Kilpailuetumielessä teemaan kannattaa tarttua viimeistään nyt!

 

Kirjoittaja Miikka Roth toimii Sogetilla prosessilouhinnan johtavana asiantuntijana. Hän auttaa organisaatioita pääsemään tavoitteisiinsa ja luomaan kilpailuetua hyödyntämällä olemassa olevaa dataa aiempaa laajemmin ja tehokkaammin. Miikalla on 20 vuoden kokemus konsultoinnista, johtamisesta ja kouluttamisesta esimerkiksi sovelluskehityksen, verkkopalveluiden ja laadunvarmistuksen parissa. Miikan mukaan muutos ja kehittyminen onnistuu parhaiten yhdistämällä osaavat ihmiset, oikean datan ja sopivan teknologian.