Teknologiat hyperautomaation takana ja käyttötapausesimerkkejä

Palvelinrobotiikka, taustarobotiikka, back-office robotic process automation (RPA), unattended RPA

Mitä: Palvelinkäyttöinen ohjelmistorobotiikka on tietokoneohjelma, joka suorittaa ennakoitavissa olevia sääntöihin pohjautuvia rutiinitehtäviä automaattisesti. Ohjelmistorobotti pystyy käyttämään ihmisille tarkoitettuja käyttöliittymiä, joten erityistä yhteensopivuutta tai integrointia liiketoimintasovelluksiin ei tarvita. RPA-sovellus suorittaa tehtäviään aikatauluun tai muuhun herätteeseen perustuen ihmisten silmiltä näkymättömissä tyypillisesti virtuaalisilla tai fyysisillä palvelimilla.

Mihin: Palvelinrobotiikkaa voi käyttää oikeastaan ihan mihin tahansa, jossa automaatiosta, läpimenoaikojen nopeutumisesta tai yhdenmukaisesta suorittamisesta on hyötyä. Pitkään RPA-toimialalla työskennelleet ovat varmasti nähneet vähintään kolminumeroisen määrän erinimisiä prosesseja tai tehtäviä, joihin on toteutettu ohjelmistorobotti.

Käyttötapauksia: Rutiinien suorittaminen, tiedon syöttäminen tai vertailu, määrämuotoisten tapahtumien tai pyyntöjen käsittely. Näitä on usein erityisen paljon yrityksen tukifunktioissa kuten talous-, henkilöstö- ja palkkahallinnossa sekä hankinnassa.

Muuta luettavaa: Tutkimus suomalaisten RPA-hankkeiden ja -markkinan tilasta 2020
Muuta katsottavaa: Webinaaritallenne suomalaisten RPA-hankkeiden tilasta 2020

Työpöytärobotiikka, valvottu robotiikka, front-office RPA, attended RPA, desktop RPA

Mitä: Työpöytärobotti suorittaa sääntöihin perustuvia ennakoitavissa olevia rutiinitehtäviä automaattisesti mm. tietokoneohjelmien käyttöliittymiä hyödyntäen. Taustarobotiikasta poiketen ohjelmistorobotti käynnistyy ihmisen pyynnöstä tai tietyn toiminnon seurauksena ja automaatio tapahtuu käyttäjän oman tietokoneen ruudulla.

Mihin: Työpöytärobotiikkaa käytetään tehtäviin, joiden suorittaminen työntekijän näytöllä on tarpeellista. Lisäksi kohteena ovat usein yksinkertaiset pienen volyymin automaatiot, joiden hyöty on koko organisaation kannalta vähäinen ja siten palvelinrobotiikkaan liittyvä huolellisuus sekä siihen liittyvä valvonta- ja ylläpitotyö ei ole taloudellisesti järkevää.

Käyttötapauksia: asiakaspalvelutyön nopeuttaminen, kauden katkoihin liittyvät taloushallinnon tehtävät, henkilökohtaisten rutiinien tehostaminen

Low-code ja no-code -teknologiat

Mitä: Tietokoneohjelmia, joiden opettaminen ei vaadi koodaustaitoja kutsutaan low-code tai no-code -sovelluksiksi. Näiden sovellusten joukkoon lukeutuu myös osa ohjelmistorobotiikkatuotteista tai -toteutusvälineistä.

Mihin: Yksi yleistyvä trendisana ja käyttötarkoitus on kansalaisautomaatio (citizen development). Termillä viitataan siihen, että kuka tahansa voi toteuttaa automaatiota itselleen tai omiin prosesseihinsa.

Käyttötapauksia: Henkilökohtaisten tai oman tiimin rutiinien ja prosessien tehostaminen, useissa liiketoimintasovelluksissa sisällä olevat helppokäyttöiset automaatiotoiminnallisuudet

Prosessilouhinta, process mining

Mitä: Prosessilouhinta tekee analytiikkaa liiketoimintajärjestelmien olemassa oleviin audit trail ja muihin lokitietoihin perustuen. Niiden pohjalta pystytään laatimaan todellisuutta vastaava kuva prosessista ja sen erilaisista työnkuluista. Useimmat prosessilouhintavälineet analysoivat automaattisesti juurisyitä prosessipoikkeamille ja jopa proaktiivisesti ehdottavat tai toteuttavat parannuksia prosesseihin.

Mihin: Prosessilouhinnasta on hyötyä monimutkaisissa tai volyymiltaan suurissa liiketoimintaprosesseissa, joiden sujuvuus vaikuttaa liiketoimintaan. Prosessilouhinta paljastaa tehokkaasti mm. pullonkaulat sekä prosessimallin vastaisesti suoritettujen tapahtumien aiheuttajat. Prosessilouhinta tuottaa oikein käytettynä jatkuvasti automaatio- ja kehitysehdotuksia ja mahdollistaa toteutettujen muutosten vaikutusten seurannan.

Käyttötapauksia: S/4HANA-migraatioiden ja muiden ERP-hankkeiden suunnitteleminen. Liiketoimintakriittisten prosessien mittaaminen, parantaminen ja automatisoiminen.

Muuta luettavaa: Prosessilouhinta – kilpailuetua vai kiinni juoksemista
Muuta katsottavaa: Webinaaritallenne kehityskohteiden ideoinnista prosessilouhinnan avulla

Tehtävälouhinta, task mining

Mitä: Tehtävälouhinta tarkkailee palvelutiimien työasemilla suoritettavaa työntekoa ja laatii sen pohjalta analytiikkaa prosesseista, työvaiheista, poikkeamista, työmääristä ja työajan kohdistumisesta.

Mihin: Aiemmin kuvattu prosessilouhinta pureutuu tehokkaasti tasolle, mitä prosessissa tapahtuu. Tehtävälouhinta taas vastaa kysymykseen, miten prosessia oikeasti tehdään. Miten asiakkaan palvelupyyntö ratkaistaan, kun puhelu asiakaspalveluun saapuu? Miten taloushallinnossa suoritetaan ostolaskun käsittely? Miten ostotilaus syötetään toiminnanohjausjärjestelmään?

Käyttötapauksia: isojen palvelutiimien työn sisällön ja ajankäytön analysointi, esim. mihin asioihin kuluu eniten aikaa, mitkä työnkulut ovat suunniteltua monimutkaisempia ja missä tapahtuu automatisoitavissa olevaa rutiininomaista toistoa

Tekstintunnistus, optical character recognition (OCR), intelligent character recognition (ICR)

Mitä: Tekstintunnistussovellukset tulkitsevat kuvassa olevia pikseleitä kirjaimiksi, luokittelevat dokumentteja asiakirjalajeihin ja tunnistavat mitkä merkkijonot tarkoittavat mitäkin dokumentista etsittävää tietoa. Osa teknologioista perustuu kovakoodattuihin sääntöihin ja dokumenttipohjiin, kun taas osa toimii ihmisten näyttämien esimerkkien ja koneoppimisen avulla.

Mihin: Tekstintunnistusta tarvitaan tilanteisiin, jossa informaatio saapuu paperilla, skannatussa tai valokuvatussa dokumentissa, tai PDF- tai muissa tiedostoissa. Tietokoneohjelmat, ohjelmistorobotit ja integraatiorajapinnat tarvitsevat dokumenteissa olevia tietoja rakenteellisessa muodossa.

Käyttötapauksia: sähköpostiin saapuvien tilausten tai tarjousten tunnistaminen määrämuotoiseksi tiedoksi, ostolaskujen tai kuittien tunnistaminen, korvaushakemusten tunnistaminen, asiakirjojen ja dokumenttien luokittelu tai indeksointi

Luonnollisen kielen käsittely, natural language processing

Mitä: Pelkkä edellä mainittu tekstintunnistus ei riitä tekstin merkityksen ymmärtämiseen, vaan se vaatii luonnollisen kielen käsittelyyn kykeneviä ratkaisuja.

Mihin: Tietyissä tilanteissa luonnollisella kielellä asiointi on sujuvampaa kuin perinteisen tietokoneohjelman tai verkkosivun käyttäminen. Luonnollisen kielen käsittelyyn kykenevät toteutukset mahdollistavat osaltaan siirtymistä kohti äänikäyttöliittymiä.

Käyttötapauksia: hakemusten tai anomusten luokittelu ja priorisointi, virtuaaliset assistentit, tietynlaisen sisällön etsintä isosta tietomassasta

Keskustelevat käyttöliittymät

Mitä: Chatbotit ja voicebotit ovat luonnollisella kielellä keskustelevia käyttöliittymiä, jotka ovat yleistyneet erityisesti kuluttajakohtaamisissa, mutta myös yritysten sisäisissä prosesseissa.

Mihin: Laadukkaasti toteutettuina keskustelevat botit nopeuttavat ihmisten tekemää tiedonhakua tai heidän tarvitseman asian suorittamista. Etenkin yrityksen sisäisessä käytössä botti saattaa olla myös proaktiivinen osapuoli ja esim. Teams-viestillä pyytää työntekijää vastaamaan kysymykseen tai muistuttaa suorittamattomasta tehtävästä.

Käyttötapauksia: asiakaspalvelubotit yritysten web-sivuilla, yrityksen sisäinen IT-tukibot, tuntiraportteja perkaava ja niistä kyselevä yrityksen sisäinen bot, tuotetilauksia tai -tiedusteluita vastaanottava voicebot kodin älykaiuttimessa

Muuta luettavaa: Smart Talk: How organizations and consumers are embracing voice and chat assistants

Koneoppiminen, machine learning

Mitä: Koneoppiminen antaa nimensä mukaisesti tietokoneohjelmille kyvyn oppia ja suorittaa asioita, joille ei ole valmiiksi luotu määrämuotoisia sääntöjä perinteisen ohjelmistokoodin avulla. Tapa, jolla kone oppii riippuu tarpeesta ja teknologiasta. Oppiminen voi perustua esimerkiksi ihmisten tekemiin mallisuorituksiin, mallin suoritteistaan saaman palautteen maksimoimiseen, täysin itsenäisiin menetelmiin tai näiden yhdistelmiin.

Mihin: Jotkut asiat ovat liian monimutkaisia selitettäväksi määrämuotoisilla säännöillä – ja vaikka joissain tilanteissa sääntöihin perustuva toteutus olisikin mahdollista, saattaa sääntöjen oikea-aikainen ylläpito osoittautua lähestulkoon mahdottomaksi tehtäväksi.

Käyttötapauksia: ostolaskujen tiliöinnin ja kierrätyksen ennustaminen, poikkeamien tunnistaminen, virheiden tunnistaminen, häiriöiden ennakointi

Analytiikka, analytics

Mitä: Analytiikka tarkoittaa yrityksen saatavilla olevan tiedon käyttämistä ja esittämistä liiketoimintaa tai tiettyä tarvetta hyödyttävällä tavalla.

Mihin: Tiedolla johtaminen helpottuu, kun tieto on merkityksellistä ja pureksittu helposti ymmärrettävään muotoon. Myös monen hyperautomaatioteknologian tai -palvelun kyljessä tulee usein analytiikkakyvykkyyksiä, esimerkiksi erilaisia näkymiä automaatioiden tai prosessien sujuvuuteen liittyen. Esimerkiksi prosessi- ja tehtävälouhinta ovat lopulta tiedon keräämistä ja esittämistä hyödyllisessä muodossa.

Käyttötapauksia: liiketoiminnan mittaaminen, prosessien sujuvuuden raportointi, onnistumisen mittaaminen ja raportointi, tilanneanalyysit

Sovelletut tekoälyratkaisut, custom artificial intelligence (AI)

Mitä: Termiin tekoäly viitataan nykyään monessa eri asiayhteydessä. Oheisessa kuvassa on yksi määritelmistä. Sovelletut tekoälyratkaisut hyödyntävät uusimpia teknologisia kyvykkyyksiä siltä osin kuin ne ovat ratkaistavan ongelman osalta olennaisia.

Mihin: Tekoälyteknologioiden käyttöä on syytä harkita etenkin silloin, kun liiketoiminnan tarve tai potentiaalinen hyöty on ilmeinen, mutta perinteisillä menetelmillä ei päästä haluttuun lopputulokseen. Tekoälyteknologiat mahdollistavat täysin uudenlaisten asioiden aikaansaamisen, joten olemassa olevan prosessin tai tekemisen kopioiminen tietokoneohjelman vastuulle ei välttämättä tuota yhtä isoja hyötyjä kuin tekoälyn avulle syntyvien uusien liiketoimintamahdollisuuksien tunnistaminen.

Käyttötapauksia: kasvontunnistus, puheohjattavat käyttöliittymät, oppiminen ja automatisointi ihmisiä tarkkailemalla, ennustaminen ja päätöksenteossa avustaminen, vapaamuotoisen puheen ja tekstin luokittelu ja strukturointi

Muuta luettavaa: The AI-powered enterprise – Unlocking the potential of AI at scale
Muuta katseltavaa: Webinaaritallenne – What’s Trending in Business AI in 2020?

Mikä ihmeen hyperautomaatio?

Ohjelmistorobotiikan pioneeri Jaakko Lehtinen valottaa hyperautomaation käsitettä, kehityskulkua ja alan tilaa vuoden 2020 lähestyessä loppuaan.

Lue lisää uusimmasta blogitekstistämme.

 

Kirjoittaja Jaakko Lehtinen toimii Sogetin automaatio-, tekoäly- ja analytiikkapalveluiden johtajana. Hän kohtaa lähes päivittäin eri toimialojen johtavia yrityksiä ja auttaa soveltamaan jatkuvasti kehittyviä teknologioita tosielämän tarpeisiin ja haasteisiin. Yhä useammin se tarkoittaa erilaisten älykkääksi automaatioksi, hyperautomaatioksi tai tekoälyksi kutsuttujen ratkaisujen hyödyntämistä. Suomessa Jaakko tunnetaan yhtenä ohjelmistorobotiikan (RPA) pioneereista: aika moni onkin kuullut aiheesta aikoinaan ensimmäistä kertaa juuri Jaakon kertomana, sillä hän aloitti kansainvälisen RPA-palveluliiketoiminnan kehittämisen jo vuonna 2014 ja on siitä alkaen ollut levittämässä automaatioilosanomaa pitkin Pohjois-Eurooppaa. Hänellä on yli 10 vuoden kokemus ulkoistuspalveluista, palvelutuotannosta ja prosessien kehityksestä.