BLOG
ÄLYKÄS AUTOMAATIO JA RPA

Moninkertaista työn tuottavuus toimivan Power Platform -hallintamallin avulla

Microsoft Power Platformin käyttöönotto on tällä hetkellä lähes jokaisen yrityksen harkinnassa sen mahdollistamien mittavien säästöjen myötä. Säästöjen aikaansaaja on tietysti automaatio: tuottavuus paranee, kun työntekijät kehittävät omaa työtään tukevia automaatioita ja sovelluksia, raportit muuttuvat älykkäämmiksi Power BI:n myötä ja automaattiset työnkulut päivittävät tiedon eri järjestelmiin.

Alkuvaiheessa Power Platformin keskeisimmät käyttäjäryhmät ovat tyypillisesti yritysten HR- ja taloushallinto-osastot. Näiden lisäksi olemme nähneet alustan tehokäyttöä yritysten digitalisaatiohankkeissa, erityisesti toimitusketjun hallinnassa, sekä tehtaiden automaatioratkaisuissa. Power Apps puolestaan tulee no code- ja low code -ympäristöineen muokkaamaan rajusti työn tekemisen tapojamme, kun kuka tahansa voi kehittää sovelluksia helpottamaan omaa työtään.

Näemme, että Power Platform tulee olemaan markkinajohtaja myös yritysten hyperautomaatiohankkeissa, joissa yritykset ottavat automaation laajasti käyttöön niin, että yksittäisten työtehtävien sijaan automatisoidaan koko työn tekeminen. Automaatio on Power Platformin myötä myös selvästi edullisempaa kuin ennen: hiekkalaatikko- ja testiympäristöissä toimiminen ei välttämättä edes maksa mitään, kun tuotantokäytön määrät ohjaavat kustannusta. Power Platformissa ei myöskään ole ennakkovuosimaksua, jossa sitoudutaan tiettyihin kehittäjien, käyttäjien ja automaation määrään.

Hyvä hallintamalli ohjaa käyttämään automaatiota oikein

Oikeiden asioiden automatisoinnin lisäksi keskiössä ovat automaatiota käyttävät ihmiset. Onnistunut Power Platformin käyttö edellyttää toimivaa hallintamallia, joka sisältää alustan käytön tavoitteet ja hallintomallit, Citizen Developer -mallin sekä siihen liittyvät ohjeistukset ja koulutukset sekä tietoturvanäkökohdat. Citizen Developer -malli mahdollistaa sen, että jokainen työntekijä voi tehdä alustalla sovelluksia hallitusti ja tietoturvallisesti.

Kokonaisuus tarkoittaa hyvin eri asioita eri käyttäjäryhmille, ja Power Platformin käyttöönotto vaatiikin huolellista valmistelua. Power Platformin hyvä hallintamalli ohjaa työskentelyä ja parhaassa tapauksessa auttaa muihin pilviympäristöihin siirryttäessä ja yrityksen datastrategiassa. Tähän työhön kannattaa todella panostaa. Meillä tyypillisesti hallintomallien pystyttämiseen tähtäävien työpajojen läpivientiin menee noin kaksi kuukautta, sillä käytämme valmiita templaatteja ja Landing Zone -kuvauksia yrityksen eri osastojen käytäntöjen tai policyjen yhdistämiseksi.

Eräs tärkeimmistä Power Platformin hallintamallin osioista on Azure Landing Zone, jossa on yhdessä paikassa kuvattuna yrityksen kaikki tietoturvapolitiikat, datan hallintamalliin liittyvät säädökset, datan siirtoon liittyvät ja informaatioteknologioihin liittyvät säädökset, laskutusmallit, kustannuspaikat sekä erilaiset datan kategorisoinnit. Hyvin tehty landing zone säästää aikaa ja rahaa.

Suurin haaste hallintamallissa niin yrityksen kuin loppukäyttäjän kannalta on, että jotain jää huomiotta. Power Platformiin kuuluvien Power Appsin, Power Automaten, Power BI:n ja Power Pagesin lisäksi taustalla rullaa kompleksinen Azure-Dataverse ja siihen yhdistettävät yrityksen tietovarastot ja mikropalvelut sekä Dynamics 365. Ympäristön hallinta edellyttää teknistä osaamista, yhteisiä pelisääntöjä sekä selkeää omistajuutta alustan eri osa-alueista – ja näistä IT:n tuleekin sopia busineksen kanssa.

Tietoturva on eräs merkittävimmistä ja relevanteimmista IT-osaston ja yritysjohdon huolista, sillä Power Platform automaatiotyökaluineen tulisi olla yhtä helposti työntekijöiden saatavilla kuin mikä tahansa Office-sovellus.. Miten kannustamme luomaan omaa työtä helpottavia Power Apps -sovelluksia ja luomaan yksinkertaisia automaatioratkaisuja niin, että jokainen työntekijä osaisi toteuttaa tämän vaarantamatta yrityksen dataa?

Osaatko vastata esimerkiksi näihin kysymyksiin:

  • Kuka omistaa Power Platformin yrityksessä, ja kenen pitäisi olla mistäkin vastuussa?
  • Mitä tarkoittaa, että yrityksen loppukäyttäjäsovelluksista vastaava hallinnoikin yhtäkkiä perus-Officen lisäksi liiketoiminnan tuottavuuteen ja laatuun vaikuttavia sovelluksia?
  • Miten varmistetaan, että liiketoimintaprosesseissa ja automaatioissa tarvittavaa luottamuksellista tietoa käsitellään tietoturvallisesti tavallisen loppukäyttäjän automatisoidessa toimintoja?

Toinen keskeinen haaste liittyy kustannusten hallintaan. Samoilla ominaisuuksilla varustettu työntekijän luoma sovellus voi maksaa lisensseistä riippuen kymmeniä senttejä tai kymmeniä euroja. Lisenssienhallinta onkin koettu yhdeksi haastavimmista kokonaisuuksista Power Platformin käytössä.

Lue Sogetin Power Platform -palveluista

Miten hallintamalli luodaan?

Hallintamallista vastaavien keskeinen dilemma liittyy mahdollistamisen ja rajoittamisen välisen balanssin löytämiseen. On haastavaa yhtäältä kannustaa henkilöstöä kehittämään arjen automaatioita ja toisaalta vahtia, ettei mitään vahinkoa pääse tapahtumaan.

Teknisen puolen lisäksi on kyse ohjeistuksista ja keskusteluista yrityksen eri osastojen välillä. Kokemuksemme mukaan suurin työ hallintamallin luomisessa on keskusteluyhteyden avaaminen kaikissa kerroksissa, ja tiedon tuominen päättävässä asemassa oleville sellaisiin asioihin liittyen, joista pitää tehdä päätös. Keskustelukumppaneitamme ovat tyypillisesti niin IT-osasto, business, HR, taloushallinto, tuotanto kuin yritysjohtokin.

Päätösten jälkeen on vuorossa työntekijöiden koulutus, jotta Power Platform olisi turvallinen ympäristö tehdä töitä. Eri käyttäjäryhmät tarvitsevat alustaa eri asioihin ja tekninen osaaminen vaihtelee. On ymmärrettävä eri osastojen tavoitteet ja rajoitteet. Koulutukseen ja ohjeistukseen on syytä panostaa: jokaisen työntekijän tulee ymmärtää, mikä Power Platform on, miten sitä käytetään, millä edellytyksillä siellä saa tehdä asioita ja mihin asioihin tarvitaan erillinen lupa.

Erilaisia ratkaisuja erilaisille yrityksille

Power Platform mahdollistaa yhtä lailla automaatioiden tekemisen isona IT-palveluna kuin työntekijän arkea helpottavat sovellukset. Joka tapauksessa Power Platformin käyttöönotossa tulee ottaa huomioon sen integroituminen yrityksen olemassaoleviin tuki- ja hallintamalleihin sekä prosesseihin.

On myös ymmärrettävä no code- ja low code -tekemisen rajoitukset. Jos yrityksen järjestelmissä on paljon liiketoimintakriittisiä automaatioita, joiden on toimittava 24/7, niin tähän tarvitaan toki IT-ammattilaisia ja ohjelmistokehittäjiä sekä IT operations -osaamista, jotta osataan korjata automaatio vikatilanteessa sekä järjestää tarvittavat tukiprosessit.

Power Platformin käyttöönotossa on sekä suoraviivaisia että vaativampia osuuksia. Hyvään hallintamalliin kannattaa panostaa, ja miettiä, mitkä ominaisuudet palvelevat juuri oman yrityksen tarpeita.

 

Contacts:

 

Roope Lecklin
Roope Lecklin
Director, Microsoft Services at Sogeti
+358 50 383 9006

 

Roope vastaa Suomen Sogetilla Microsoft-palveluista. Roopella on 13 vuoden kokemus IT-muutosjohtamisesta suurissa digitalisaatio- sekä infrastruktuurihankkeissa. Tätä ennen hän toimi lähes vuosikymmenen ajan Microsoftilla myyntitehtävissä.

Jaakko Lehtinen
Jaakko Lehtinen
Director of Automation, AI andAnalytics
+358 41 501 3917

 

Jaakko toimii Sogetin automaatio- ,tekoäly- ja analytiikkapalveluiden johtajana.  Hänet tunnetaan yhtenä ohjelmistorobotiikan (RPA) pioneereista Suomessa.

Print Email